Integritetspolicy — ÖppenBok
Revision: 1.0 (Gällande slutversion för stängd beta)
Datum: 2026-06-17
Personuppgiftsansvarig: Naustet AB (org.nr 556957-9336)
Kort och gott (Klarspråk)
Denna sammanfattning i två lager är framtagen enligt principen om klarspråk i GDPR (artikel 12) för att snabbt ge dig en översikt. Den fullständiga juridiska texten under rubriken "Fullständig information" är den som juridiskt gäller.
- Vem är vi? ÖppenBok drivs av Naustet AB (org.nr 556957-9336), med säte i Kungälv [39].
- Viktigt — våra två roller:
- Personuppgiftsansvarig: För ditt personliga användarkonto (din registrering, inloggning, säkerhetsloggar och supportkontakt) är vi personuppgiftsansvariga [39, 41]. Det är denna hantering som beskrivs i denna policy [39, 41].
- Personuppgiftsbiträde: För det innehåll du lägger in i din bokföring (verifikat, kvitton, uppgifter om dina kunder, leverantörer och medlemmar) agerar vi enbart som ditt personuppgiftsbiträde på dina instruktioner [39, 41]. Den behandlingen regleras inte här, utan i vårt Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB) [39, 41].
- Vad samlar vi in om dig? Namn, e-postadress och kryptografiska uppgifter för säker inloggning (passkeys) [39, 42]. Inga IP-adresser eller webbläsarinformation sparas i inloggningsloggen under betan [42]. Personnummer och BankID-namn behandlas inte i betan då BankID-modulen är inaktiv [42].
- Var lagras din data? Uteslutande inom EU/EES [39, 47]. Vi använder inga amerikanska molnleverantörer för lagring eller drift [39, 47]. AI-tolkning (OCR) av kvitton sker hos Mistral AI (Frankrike, EU) [39, 48].
- Hur länge sparas uppgifterna? Bokföringsdata bevaras i 7 år enligt bokföringslagen [39, 50]. Om du väljer att radera ditt konto tillämpar vi 7 dagars ångerperiod [50]. Därefter anonymiseras ditt konto helt (din e-post och ditt namn raderas, men bokföringen bevaras i låst skick utan koppling till dig) [39, 50].
- Inga dolda spårare eller cookie-banners: Vi använder endast strikt nödvändiga cookies för att du ska kunna förbli inloggad och välja företag [53]. Därför behöver vi ingen cookie-banner, och vi spårar dig aldrig för marknadsföring [44, 53].
- AI utan automatiserade beslut: Vår AI (FinCoT-AI / Smart Sök) ger förslag på bokföring [39, 49]. Den fattar inga beslut åt dig – du granskar och godkänner alltid själv [39, 49].
- Dina rättigheter: Du har rätt till registerutdrag, rättelse och radering (med lagens begränsningar) [39, 52]. Din bokföring kan du alltid exportera gratis i SIE-format, oavsett abonnemangs- eller kontostatus [39, 55].
Fullständig information
1. Personuppgiftsansvarig och kontakt
Naustet AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter kopplade till ditt användarkonto, din autentisering och din supportkontakt med oss [41].
| Uppgift | Värde |
|---|---|
| Personuppgiftsansvarig | Naustet AB [40] |
| Organisationsnummer | 556957-9336 [40] |
| Säte | Kungälv [40] |
| Postadress | Södra Arödsvägen 53, 442 97 Kode [40] |
| Kontakt för dataskydd | kontakt@naustet.eu [40] |
| Tjänstens domäner | app.oppenbok.se (applikation), oppenbok.se (kommunikation) [40] |
Dataskyddsombud (DPO): Naustet AB har fastställt att bolaget ej omfattas av skyldigheten att utse ett dataskyddsombud enligt artikel 37 GDPR [41]. Frågor rörande dataskydd hanteras direkt av vår dataskyddskontakt på kontakt@naustet.eu [40].
1.1 Våra två roller: Personuppgiftsansvarig vs. Personuppgiftsbiträde
Det är fundamentalt att särskilja de två roller Naustet AB har i samband med tillhandahållandet av ÖppenBok:
- Personuppgiftsansvarig (Denna policy): Vi är personuppgiftsansvariga för de uppgifter vi samlar in för att drifta och administrera ditt konto, hantera din inloggning, kommunicera med dig vid supportärenden samt föra oföränderliga revisionsloggar för systemets säkerhet [41]. Det är uteslutande denna behandling som beskrivs här [41].
- Personuppgiftsbiträde (Regleras via PUB): För all information du lägger in i själva bokföringen (inklusive personuppgifter på verifikat, fakturor, medlemsregister samt uppgifter om dina kunder, leverantörer och anställda) agerar vi som personuppgiftsbiträde [41]. Vi behandlar dessa uppgifter strikt på dina instruktioner [41]. Den behandlingen styrs av vårt Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB) och omfattas inte av denna policy [41].
2. Vilka personuppgifter vi behandlar, ändamål och rättslig grund
Här beskrivs den behandling där Naustet AB agerar som personuppgiftsansvarig (användarens kontorelaterade uppgifter) [42].
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Rättslig grund (GDPR) |
|---|---|---|
| Administrera och tillhandahålla ditt konto | Namn, e-postadress, samt koppling till dina företag/föreningar (tenants) [42]. | Fullgörande av avtal (Art 6.1.b): Krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet om ditt deltagande i betan [42]. |
| Säker inloggning (Autentisering) | E-postadress (magic links), passkey-autentiseringsuppgifter, samt OAuth-tokens [42]. | Fullgörande av avtal (Art 6.1.b) samt vårt berättigade intresse (Art 6.1.f) av att upprätthålla hög säkerhet och hindra obehörig åtkomst till din data [42]. |
| Systemskydd och spårbarhet | Oföränderliga loggningar över inloggningshändelser kopplade till ditt användar-ID [42]. Observera: IP-adresser eller webbläsarhistorik loggas i praktiken ej i betan. [42] | Berättigat intresse (Art 6.1.f): Vårt och dina företags berättigade intresse av att upprätthålla plattformens tekniska säkerhet samt utreda incidenter [42]. |
| Supportkommunikation | Namn, e-postadress samt de personuppgifter du själv väljer att skriva i ditt supportärende [42]. | Berättigat intresse (Art 6.1.f): Vårt och ditt berättigade intresse av att ge dig snabb support samt löpande åtgärda fel i betatjänsten [42]. |
| Befintlig lagstadgad bevarandeplikt | Kontorelaterade transaktioner och loggposter i den mån de utgör räkenskapsinformation [42]. | Rättslig förpliktelse (Art 6.1.c): Bevarande enligt bokföringslagen (1999:1078) [42]. |
Notera: Eftersom den stängda betan är helt kostnadsfri förekommer ingen betalningsinformation, fakturering eller kreditkortsbehandling [42]. Någon betalningsleverantör är därför inte aktiv under betan (en europeisk lösning tillkommer inför allmän lansering) [45]. Likaså är e-legitimation (BankID via Idura, tidigare Criipto) avstängd och aktiveras först senare under betan, vilket innebär att inga personnummer behandlas för kontoadministration i dagsläget [42].
3. Varifrån dina uppgifter samlas in
Vi samlar endast in personuppgifter som du själv lämnar till oss i samband med att du skapar ditt konto, loggar in, ändrar dina profilinställningar eller kommunicerar med oss via supporten [44]. Vi inhämtar eller köper aldrig personuppgifter om dig från externa källor i marknadsföringssyfte [44].
4. Mottagare och underleverantörer
Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part. Vi anlitar ett fåtal betrodda underleverantörer (underbiträden) för att tekniskt kunna tillhandahålla Tjänsten [44]. Samtliga leverantörer är bundna av skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal och behandlar data uteslutande inom EU/EES [44]:
- Hetzner Online GmbH (Tyskland/Finland): Drift, databaslagring och krypterad säkerhetskopiering [45].
- MinIO (Naustet AB, självhostat på Hetzner): Lagring av inskickade underlag (kvitton och fakturor) [45].
- Mailjet / Sinch AB (Datacenter i Frankrike): Distribution av inloggningslänkar och notifieringar per e-post [45].
- Mistral AI (Frankrike): API-baserad AI-tolkning (OCR) av textinnehåll i dina bokföringsunderlag [45].
Idura ApS (tidigare Criipto, BankID/eID, Danmark) är förhandsgodkänt men aktiveras först senare under betan [45]. Av myndighetsintegrationerna är Bolagsverket aktiverat (live) för hämtning av offentliga bolagsuppgifter. Statistiska centralbyrån (SCB) är aktiverat (live) för hämtning av uppgifter ur företagsregistret om aktiebolag och andra juridiska personer, när du lägger upp ett företag i Tjänsten och hämtar dess uppgifter. För enskild firma kan uppgifterna hämtas ur samma register med ditt personnummer som sökbegrepp, bara när du själv begär det när du lägger upp företaget i Tjänsten och bekräftar att uppgifterna gäller ditt eget företag; det som hämtas är uppgifter om firman i företagsregistret, som namn, adress och SNI-kod. Skatteverket är aktiverat (live) sedan 2026-08-08 för hämtning av skattekontouppgifter och momsuppgifter; inlämning av deklarationer till Skatteverket är däremot avstängd och sker inte genom tjänsten. Lantmäteriet aktiveras senare under betan [46]. En europeisk betalningsleverantör tillkommer inför allmän lansering — någon amerikansk aktör (t.ex. Stripe) anlitas inte [45].
5. Ingen överföring till tredjeland (Utanför EU/EES)
Vi har gjort ett medvetet och strategiskt val att uteslutande använda europeisk infrastruktur (Hetzner i Finland/Tyskland samt självhostade lagringskluster) [47]. Detta säkerställer fullständig europeisk suveränitet, skyddar din data mot utländsk lagstiftning såsom amerikanska CLOUD Act eller FISA, och innebär att ingen överföring av personuppgifter sker till länder utanför EU/EES [47]. Kapitel V i GDPR (tredjelandsöverföringar) aktualiseras därmed inte i Tjänsten [47].
6. AI-funktioner och automatiserat beslutsfattande
Vår plattform använder intelligenta AI-funktioner för att underlätta din bokföring:
- FinCoT / Smart Sök: Denna funktion analyserar dina bokförda transaktioner och ger intelligenta förslag på konteringar och konton [49]. Funktionen fattar aldrig några automatiska beslut åt dig, utan det är alltid du som människa som granskar och slutgiltigt väljer att godkänna förslaget [49]. Detta utgör därför inte ett sådant automatiserat beslutsfattande som avses i artikel 22 GDPR [49].
- Kvitto- och faktura-OCR: För automatisk avläsning av uppladdade underlag används Mistral AI (Frankrike, EU) [49]. All bearbetning av bild- och PDF-text sker på servrar inom EU [49].
7. Hur länge vi sparar dina uppgifter
Vi sparar inte dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla de ändamål de samlades in för, eller för att uppfylla tvingande lagkrav [50].
| Kategori | Lagringstid | Laglig grund / Motivering |
|---|---|---|
| Bokföringsdata (Räkenskapsinformation) | 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades [50]. | Bokföringslagen (1999:1078) 7 kap. 2 § samt artikel 17.3 b GDPR (undantag från raderingsrätt) [50]. |
| Kontouppgifter (e-post och namn) efter begärd kontoradering | Anonymiseras omedelbart efter grace period [50]. Din e-postadress ersätts med en envägshash (t.ex. ANON_[hash]@deleted.oppenbok.se) och ditt namn tas bort [50]. | Vi sparar inte identifierbara uppgifter längre än nödvändigt, men de underliggande transaktionerna bevaras anonymiserade [50]. |
| Sessioner, passkeys och autentisering | Raderas permanent omedelbart vid kontoradering [50]. | Behövs inte längre efter avslutat konto [50]. |
| Koppling mellan användare och företag (TenantUser) | Bevaras i revisionssyfte som en anonymiserad koppling [50]. | Berättigat intresse av att upprätthålla spårbar revisionshistorik över vem som upprättat ett verifikat [50]. |
| Kontostatus vid påbörjad radering | 7 dagars ångerperiod (grace period) innan anonymiseringen verkställs (dag 8) [50]. | Skydd mot oavsiktlig eller felaktig radering av konton [50]. |
| Krypterad säkerhetskopia (backup) | Rullande dagliga säkerhetskopior skrivs över löpande inom EU/EES [50]. | Driftsäkerhet och katastrofåterställning [50]. |
Uppsagt eller avslutat deltagande i beta: Om du avslutar din medverkan i betan har du 12 månaders läsåtkomst och SIE-export i ett låst läge (read-only) [51]. Därefter anonymiseras kontouppgifterna permanent enligt ovan [50]. Uppladdade dokumentfiler i objektlagringen (MinIO) rensas i samband med denna slutliga radering [51].
8. Cookies
ÖppenBok använder endast strikt nödvändiga cookies [53]. Dessa cookies krävs för att grundläggande funktioner ska fungera, såsom att hålla dig inloggad och komma ihåg vilken organisation (tenant) du arbetar i [53]:
eb_session: Håller reda på din inloggade session (raderas när du stänger webbläsaren eller loggar ut).eb_tenant_id: Kommer ihåg vilket företag du senast valt i organisationstoppen.
Då dessa cookies är absolut nödvändiga för att tillhandahålla Tjänsten krävs enligt 6 kap. 18 § lagen om elektronisk kommunikation (2022:482) inget föregående samtycke [53]. Därför visar ÖppenBok ingen cookie-banner i sitt gränssnitt under betan, vilket garanterar en ren och snabb användarupplevelse [53]. Vi använder inga tredjeparts-cookies för spårning eller marknadsföring [44].
9. Dina rättigheter enligt GDPR
Du har följande lagstadgade rättigheter gentemot Naustet AB avseende de personuppgifter där vi är personuppgiftsansvariga [52]:
- Rätt till tillgång (Art 15): Få besked om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig, och i så fall få en kopia av dessa [52]. Du kan även när som helst ladda ner hela din bokföring som en SIE-fil i appen [52].
- Rätt till rättelse (Art 16): Få felaktiga uppgifter rättade [52]. Du kan själv ändra dina kontouppgifter direkt i dina personliga inställningar [52].
- Rätt till radering (Art 17): Få dina personuppgifter raderade under vissa förutsättningar [52]. Observera: Räkenskapsinformation måste sparas i 7 år enligt bokföringslagen [52]. Vid begärd radering anonymiserar vi därför ditt användarnamn och din e-postadress, men behåller bokföringen i låst skick [52].
- Rätt till begränsning (Art 18): Begära att vår behandling av dina uppgifter begränsas [52].
- Rätt till dataportabilitet (Art 20): Få ut de uppgifter du själv tillhandahållit i ett strukturerat, maskinläsbart JSON-format [52]. För din bokföringsdata tillgodoses detta fullt ut via den inbyggda, kostnadsfria SIE-exporten [52].
- Rätt till invändning (Art 21): Invända mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse (t.ex. säkerhetsloggar) [52].
Du kan utöva dina rättigheter genom att skicka ett meddelande till vår dataskyddskontakt på kontakt@naustet.eu [52].
10. Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) [56]:
- E-post: imy@imy.se [56]
- Telefon: 08-657 61 00 [56]
- Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm [56]
- Webbplats: imy.se [56]
Vi uppskattar om du kontaktar oss först på kontakt@naustet.eu så att vi får en chans att korrigera eventuella brister direkt [56].
11. Ändringar i denna policy
Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy [57]. Vid väsentliga ändringar (t.ex. om nya underbiträden tillkommer eller nya moduler aktiveras) kommer vi att informera dig skriftligen i god tid innan ändringarna träder i kraft [57].
Senast uppdaterad: 2026-06-17 (Revision 1.0) [57]