Vem får göra vad? Roller och behörigheter i ÖppenBok
Rollerna heter som yrkestitlar men är behörighetsnivåer. Bokförare bokför, fakturerar och sköter kontoplanen; Administratör ändrar dessutom företagets inställningar och stämmer av mot Skatteverket. Ägare kan inte bjudas in — den blir man genom att skapa bolaget eller få ägarskapet överfört.
Kort svar
Du bjuder in andra till ditt bolag med en roll. Rollen bestämmer vad personen får göra. De två som oftast förväxlas är Bokförare och Administratör: bokföraren sköter det löpande arbetet — bokför, fakturerar, hanterar kunder och lägger upp konton i kontoplanen — medan administratören dessutom får ändra företagets inställningar och göra avstämningar mot Skatteverket.
Rollerna heter som yrkestitlar men är behörighetsnivåer. Det är den vanligaste källan till förvirring: anlitar du en redovisningskonsult känns "Bokförare" som det självklara valet, men ska hon också kunna sköta inställningar och myndighetsuppgifter behöver hon Administratör.
Rollerna, från mest till minst behörighet
| Roll | Får göra | Tar slut vid |
|---|---|---|
| Ägare | Allt, inklusive abonnemang och att överlåta ägarskapet | — |
| Administratör | Allt en bokförare kan, plus inställningar, räkenskapsår och bokslut, stängning och deklaration av momsperioder, SIE-import, avstämningar mot Skatteverket och att bjuda in bokförare, läsbehöriga och revisorer | Abonnemang, ägarskap — och administratörer: bara ägaren får utse, ändra eller ta bort dem |
| Bokförare | Bokför, fakturerar, hanterar kunder och leverantörer, lägger upp och ändrar konton i kontoplanen | Företagets övriga inställningar och uppgifter hos Skatteverket |
| Läsbehörig | Ser allt, kan rapportera fel | Allt som ändrar något |
| Revisor | Ser ekonomisk data och underlagen för granskning, bland annat bilagor och de bankfiler ni har laddat upp i original | Persondata utöver det som står i underlagen, och alla ändringar |
Momskoden på ett konto som redan har använts i en stängd eller deklarerad momsperiod går inte att ändra, oavsett roll.
Ägare kan inte bjudas in
Det finns bara två sätt att bli ägare: att skapa bolaget eller att få ägarskapet överfört av den nuvarande ägaren. Rollen går inte att skicka i en inbjudan. Det är avsiktligt — ägarskapet styr abonnemanget och vem som ytterst bestämmer över bolagets data, och det ska inte kunna delas ut av misstag.
Bara ägaren bestämmer över administratörer
En administratör kan bjuda in bokförare, läsbehöriga och revisorer — men inte utse en ny administratör, ändra en annan administratörs roll eller ta bort en administratör. Det är förbehållet ägaren.
Skälet är att administratörsrollen är den som kan ändra företagets grunduppgifter. Kunde administratörer utse och avsätta varandra vore rollen i praktiken självbetjänad, och ägaren skulle kunna förlora kontrollen över vem som har den utan att själv ha gjort något.
Varför får inte bokföraren stämma av mot Skatteverket?
Avstämningen hämtar bolagets skatteform, momsregistrering och arbetsgivarstatus från Skatteverket och sparar dem på företaget. Skatteformen styr bland annat raden "Godkänd för F-skatt" på dina fakturor — ett påstående som påverkar hur din kund ska hantera skatteavdrag.
Det är alltså inte en bokföringshandling utan en ändring av företagets grunduppgifter, i samma klass som att ändra adress eller momsperiod. Därför krävs administratör, precis som för Inställningar i övrigt.
Är du bokförare och behöver uppgifterna avstämda: be en administratör göra det, eller be en administratör välja momsperiod manuellt — det fungerar lika bra, avstämningen är en genväg och inte ett krav.
Revisor är inte samma sak som Läsbehörig
Båda ser utan att kunna ändra, men de ser olika mycket. Revisorsrollen är byggd för granskning och visar ekonomisk data — inte persondata. Läsbehörig ser bolaget som en medarbetare gör, men utan möjlighet att ändra något.
Ett undantag: revisorn ser de underlag som granskningen kräver, alltså bilagorna i bokslutsunderlaget och revisionsexporten och de bankfiler ni har laddat upp, i original (bankfilerna under Inställningar → Integrationer, Importerade filer). Underlagen innehåller ofta namn, till exempel på dem ni har betalat till eller fått betalt från.
Skillnaden är inte kosmetisk. En extern granskare behöver siffrorna för att göra sitt jobb, inte uppgifter om enskilda personer — att ge minsta möjliga åtkomst för ändamålet är själva principen om dataminimering i dataskyddsförordningen. Revisorsrollen är byggd för att stödja den principen. Ansvaret för att din behandling av personuppgifter är laglig ligger dock kvar hos dig som personuppgiftsansvarig; ett rollval avgör inte den frågan.
Välj Revisor till en extern granskare och Läsbehörig till någon som ska följa med i verksamheten.
Vanliga situationer
- Jag anlitar en redovisningsbyrå som ska sköta allt. Ge Administratör. Med Bokförare kommer de att fastna på inställningar och myndighetsavstämningar.
- Jag anlitar någon som bara ska bokföra det löpande. Bokförare räcker, och är det säkrare valet — den kan inte ändra företagets grunduppgifter. Ska bokföraren också stänga momsperioderna eller göra bokslutet behöver hen vara administratör.
- Min revisor ska granska årsbokslutet. Revisor.
- Min kompanjon ska se hur det går men inte pilla. Läsbehörig.
- Jag ska lämna över bolaget. Överför ägarskapet — bjud inte in personen som ägare, det går inte.
Att tänka på
Rollen går att ändra i efterhand under Inställningar → Användare, så börja hellre lågt och höj vid behov än tvärtom. En behörighet som visade sig vara för snäv kostar ett klick att vidga; en som var för vid kan redan ha använts.
Ser du en knapp som är ersatt av en förklaring om att något "görs av en administratör" är det rollen som talar — inte ett fel.