Skicka och skicka om fakturor
Du laddar ned fakturan som PDF eller skickar den till kundens fakturaadress med ett klick. Varje utskick loggas — du ser när fakturan skickades och när den ev. skickades om. Att bokföra fakturan och att skicka den är två skilda saker.
Bokföra och skicka är två olika steg
När du bokför en faktura skapas verifikatet i din bokföring (kundfordran mot intäkt och moms). Att skicka fakturan till kunden är ett skilt steg. Det betyder att du kan bokföra utan att skicka, och att du kan skicka om samma faktura senare — t.ex. som en påminnelse — utan att något bokförs på nytt.
Så levereras fakturan
- Ladda ned PDF: du kan alltid ladda ned fakturan som en färdig PDF (med betalinformation och den svenska bank-QR-koden) och skicka den hur du vill.
- Skicka via e-post: ÖppenBok skickar fakturan som PDF-bilaga till kundens fakturaadress. Inget skickas automatiskt — du klickar själv.
Fakturaadressen sitter på kundkortet
Fakturan går till kundens fakturaadress (en e-postadress) på kundkortet. Har du inte fyllt i någon fakturaadress används kundens vanliga kontakt-e-post i stället. Saknas båda kan fakturan inte e-postas — då får du en påminnelse om att lägga till en adress på kundkortet först.
Tips: på kundkortet kan du också sätta ett betalningsvillkor (t.ex. 30 dagar). Då föreslås rätt förfallodatum automatiskt nästa gång du fakturerar den kunden.
Du ser hela leveranshistoriken
Varje utskick loggas och visas på fakturan:
- Skickad — första gången fakturan e-postades, till vilken adress och när.
- Skickad om — varje gång du skickat den igen (t.ex. som påminnelse).
- Misslyckades — om ett utskick inte gick fram (t.ex. felaktig adress). Fakturan ligger kvar och du kan rätta adressen och försöka igen. Ett misslyckat utskick stör aldrig din bokföring.
Så har du alltid koll på om och när kunden fått sin faktura.
Svensk kund eller utländsk kund
På fakturan skrivs kundens organisationsnummer för svenska kunder. För en utländsk kund (annat land än Sverige på kundkortet) skrivs i stället kundens momsregistreringsnummer (VAT-nr) — som krävs vid fakturering över gränsen.