Kvitton och underlag — från foto till bokfört verifikat
Varför varje affärshändelse behöver ett underlag (BFL 5 kap.), hur AI-tolkningen föreslår kontering med förklaring, och varför du alltid bekräftar varje verifikat själv — även när du bokför många kvitton i följd.
Varför underlag?
Bokföringslagen kräver att varje affärshändelse har en verifikation med underlag — kvittot eller fakturan som visar vad som hänt (BFL 5 kap. 6–7 §§). Underlaget ska gå att koppla till verifikationen och bevaras i 7 år (BFL 7 kap.). Det är därför ett kvitto i ÖppenBok aldrig "försvinner" när det bokförts: det arkiveras, kopplat till sitt verifikat.
Ett underlag som laddats upp men ännu inte bokförts ligger i Underlag (inkorgen) och räknas som "ohanterat" tills det antingen bokförs som ett eget verifikat, registreras som leverantörsfaktura, eller kopplas till ett verifikat som redan finns (t.ex. en bokförd bankhändelse).
Vad AI-tolkningen gör — och inte gör
När ett kvitto laddas upp tolkas det automatiskt: belopp, datum, leverantör och ett konteringsförslag med förklaring ("Varför detta konto?"). Tolkningen är ett förslag — ingenting bokförs av sig självt:
- Du bekräftar varje verifikat. Även när du bokför många kvitton i följd är varje kvitto sitt eget beslut — AI:t köar och föreslår, människan bekräftar. Detta är en medveten princip, inte en begränsning: ett förslag kan redigeras fritt innan det bokförs, men ett bokfört verifikat är oföränderligt (rättelser sker genom makulering + motverifikat enligt BFNAR 2013:2).
- Osäkra tolkningar märks. Ett förslag med låg säkerhet auto-väljer aldrig konto; du får förslaget som utgångspunkt och väljer själv.
- Kvittot i efterhand? Har händelsen redan bokförts (t.ex. via bankflödet) kopplar du kvittot till det befintliga verifikatet i stället för att skapa ett nytt — så undviker du dubbel bokföring av samma händelse.
Vanliga frågor
Måste jag bokföra kvittona i någon särskild ordning? Nej, men bokförs de äldsta först följer verifikatnumren datumordningen, vilket ger en snyggare verifikationskedja. När du bokför hela kön i följd hanteras de äldsta först automatiskt.
Kan jag radera ett uppladdat kvitto? Ja — så länge det är ohanterat. Ett kvitto som kopplats till ett bokfört verifikat är en del av räkenskapsinformationen och bevaras (BFL 7 kap.).
Vad händer om tolkningen misslyckas? Underlaget märks för manuell granskning. Du kan tolka om det eller fylla i uppgifterna själv — själva bokföringen fungerar alltid utan AI-förslaget.