Hur vet ÖppenBok vad som hör ihop?

Kort svar

Banken är din checklista. ÖppenBok föreslår vad varje händelse hör ihop med — du bekräftar, och allt går att ångra.

När du laddar upp ett kvitto eller en faktura i Underlag och samma köp senare dyker upp som en rad i Bank & Skattekonto, försöker ÖppenBok se att de två hör ihop och föreslå att du bokför dem tillsammans. Förslaget är just ett förslag — ingenting bokförs av sig självt, och varje koppling går att ångra i efterhand.

Vilka signaler används?

ÖppenBok jämför underlaget mot bankraden och letar efter tre saker:

• Exakt belopp. Summan på kvittot/fakturan måste stämma på öret med det som lämnade kontot. Ett förslag bygger aldrig på ett ungefärligt belopp.
• Datum inom ett rimligt fönster. Ett kvitto betalas i praktiken samma dag eller strax efter, så där tittar vi 0–4 bankdagar framåt från kvittots datum. Andra underlag (t.ex. fakturor med betalningsvillkor) får ett bredare fönster — upp till 90 dagar från dokumentets datum — eftersom det kan dröja innan de betalas. Fönstret finns för att ett återkommande belopp (samma månadsavgift olika månader) inte ska föreslås mot fel period.
• Leverantörsnamnet som förstärkning. Syns leverantören i bankradens text stärker det förslaget. Men det är bara en förstärkning, aldrig ett krav: vid en bankgirobetalning står det ofta bara "Bg-bet. via internet" utan namn. Saknas namnet säger vi det ärligt i förklaringen — "kontrollera att det är rätt kvitto" — i stället för att låtsas vara säkrare än vi är.

Är flera underlag lika troliga (t.ex. två kvitton på samma belopp samma dag) väljer vi aldrig åt dig — då visas kandidaterna och du väljer själv.

Vad händer när jag bekräftar?

När du bekräftar en föreslagen koppling sker tre saker i ett svep:

1. Ett verifikat skapas med kontering hämtad från underlaget (belopp, moms och konto ur AI-tolkningen), daterat den dag pengarna lämnade kontot.
2. Kvittot kopplas och arkiveras som verifikatets underlag — det bevaras i 7 år enligt bokföringslagen och kan inte bytas ut i efterhand.
3. Bankraden prickas av så att samma pengar aldrig kan bokföras två gånger.

Du granskar alltid konteringen i formuläret innan du bekräftar. Det är du, inte AI:t, som ansvarar för att bokföringen blir rätt.

Hur ångrar jag — och varför raderas ingenting?

Ångrar du en bokföring makuleras verifikatet med en automatisk motbokning, kvittot återgår till Underlag (inkorgen) och bankraden läggs tillbaka i checklistan under "Att hantera". Du är alltså tillbaka där du började, utan att något gått förlorat.

Makulering är inte samma sak som radering. Bokföring får enligt god redovisningssed aldrig suddas bort — ett fel rättas genom att det ursprungliga verifikatet neutraliseras med ett motverifikat, och båda blir kvar för spårbarhet (BFNAR 2013:2). Därför "raderas" aldrig en bokförd post; den makuleras, och historiken går att följa för Skatteverket och revisorn.

Om du ångrar en koppling och samma kvitto och bankrad senare föreslås igen påminner vi dig om att du ångrade dem tidigare — så att förslaget inte känns som tjat.

Varför väntar en obetald faktura?

Kör du kontantmetoden bokförs ett köp först när pengarna faktiskt lämnar kontot. En faktura som ännu inte är betald ska alltså inte bokföras än. I stället får den status "Väntar på betalning": så fort betalningen syns på banken föreslår vi bokföringen på betaldagen. Du behöver inte göra något under tiden.

Det här är samma tänk som en leverantörsreskontra — obetalda saker väntar, och banken bockar av dem — fast utan att du behöver ställa in något.

Betalningen dök upp — hur lämnar underlaget vänteläget?

Väntelägets löfte infrias åt andra hållet: när en bankhändelse som stämmer med det väntande underlaget kommer in, byter chippet på underlaget från "Väntar på betalning" till "Betalning hittad". Underlaget visar då knappen "Bokför och pricka av" — ett klick bokför köpet på betaldagen (rätt datum, rätt momsperiod) och prickar av bankraden i samma steg. Du kom in från kvittot, men bokföringen dateras ändå efter när pengarna lämnade kontot.

Det här gäller när du laddat upp underlaget först och betalningen syns sedan — den vanligaste ordningen på kontantmetoden. Signalerna är desamma som annars (exakt belopp, ett utflöde från kontot, rimligt datumfönster), och vi väljer aldrig åt dig: syns flera möjliga bankhändelser visas de som en lista där du väljer själv. Är köpet redan bokfört sedan tidigare (det finns ett verifikat) leder vi i stället till att koppla kvittot till det befintliga verifikatet — aldrig att bokföra en gång till. Och inget sker förrän du bekräftar: "Vi hittade en bankhändelse som verkar höra ihop — inget bokförs förrän du bekräftar."

Är du inte på kontantmetoden ligger den obetalda leverantörsfakturan i stället i reskontran och regleras när betalningen kommer — vänteläget och "Betalning hittad" gäller kontantmetoden.

Betalade jag på annat sätt?

Ibland betalar man inte från företagskontot. På ett väntande underlag finns alltid valet "Redan betald på annat sätt?":

• Från företagskontot — bokför direkt, som vanligt.
• Privat — bolaget är skyldig dig pengarna — kostnaden bokförs mot ägaren i stället för mot banken. I ett aktiebolag används 2893 (skuld till närstående) och i en enskild firma 2018 (egen insättning). Så registreras att företaget är skyldig dig utlägget.

Jag har tappat bort kvittot

Ett verifikat får finnas utan underlag — du kan bokföra bankraden direkt och koppla kvittot senare om det dyker upp ("Koppla till befintligt verifikat"). På Hem visas en diskret räknare över verifikat som saknar underlag, som en påminnelse — aldrig som en spärr. Saknar du kvittot helt kvarstår förstås bokföringslagens krav på verifikation, men systemet hindrar dig inte från att bokföra affärshändelsen.

Varför får jag massboka regler men inte underlag?

Enkla, entydiga regler (t.ex. en återkommande bankavgift) kan bokföras många i taget. Kopplingar mot underlag granskar du däremot ett i taget — det är ett medvetet val, inte ett fel. Ett underlag vet vad som köptes, och den konteringen förtjänar en blick per styck innan den bokförs. Massbokning av underlag kan komma längre fram, men i dag är varje kvitto sitt eget beslut.

Det finns ett undantag åt andra hållet: rader som redan är bokförda kan du pricka av flera i taget med "Pricka av alla säkra". Skillnaden är att avprickning inte bokför något — den binder bara bankraden till ett verifikat som redan finns — så den kan aldrig skapa en felaktig kontering. Även då sker det med översikt: du ser varje par och kan bocka ur enskilda innan du prickar av, och varje rad går att ångra. Läs mer i Vad betyder "redan bokförd" och kvittera?.

Ett rekommenderat nästa steg per rad

Varje rad i Bank & Skattekonto visar exakt ett rekommenderat nästa steg, uttryckt som utfall — "kvitto finns: granska", "hör ihop med Faktura 42: bekräfta", "redan bokförd: pricka av" eller "inget underlag: ladda upp eller bokför direkt". När flera källor pekar på samma rad vinner den starkaste, och övriga visas som sekundärval. Ordningen är: redan bokförd → entydig regel → underlag som hör ihop → inkorgshint → inget. Så slipper du väga flera parallella budskap mot varandra på en och samma rad.