Vad betyder 'redan bokförd' och kvittera?

Kort svar

"Redan bokförd" betyder att bankhändelsen redan finns i din huvudbok. Att kvittera (pricka av) binder bankraden till det befintliga verifikatet utan att skapa något nytt — det ändrar ingen bokföring och går alltid att ångra.

Ibland har du redan bokfört en affärshändelse manuellt (eller den kom in via ett tidigare verifikat) innan bankraden dyker upp i Bank & Skattekonto. Då ska raden inte bokföras en gång till — den ska bara markeras som hanterad så att samma pengar aldrig hamnar i böckerna dubbelt. Det är det kvittera gör.

Varför skapas inget nytt verifikat?

Bokföringen finns redan. Om vi skapade ett nytt verifikat för bankraden skulle kostnaden (eller intäkten) räknas två gånger. I stället kopplas bankraden till det verifikat som redan beskriver händelsen, och raden flyttas till Bokförda. Inga konton rörs, ingen moms ändras — det enda som händer är att checklistan bockar av raden.

Eftersom ingenting bokförs är kvittering en av de säkraste sakerna du kan göra i systemet. Den kräver ingen granskning av kontering, för det finns ingen ny kontering.

Hur vet ÖppenBok att raden redan är bokförd?

Vi letar efter verifikat på samma bankkonto vars nettoeffekt stämmer på öret med bankradens belopp och som ligger nära i tiden (datumfönstret finns för att ett återkommande belopp inte ska prickas av mot fel periods verifikat). Det kan vara:

• Ett verifikat som exakt motsvarar bankraden (den vanliga "redan bokförd"-träffen), eller
• Flera verifikat som nettar ihop till beloppet — t.ex. ett felslag på 110 kr och en rättelse på −9 kr som tillsammans blir de 101 kr som lämnade kontot. En enskild sökning på "101" hittar aldrig det; det krävs en summering över flera verifikat.

Är träffen inte entydig väljer vi aldrig åt dig — då bekräftar du den själv, och den flerradiga inferensen förväljs aldrig.

Kan jag pricka av flera på en gång?

Ja — knappen "Pricka av alla säkra" prickar av alla rader vars träff är en entydig 1:1-kvittering (exakt ett verifikat, exakt beloppet, inom datumfönstret) i ett svep. Men aldrig blint: knappen öppnar en granskningslista där varje par (bankrad ↔ verifikat) visas med förvalda kryssrutor. Du kan:

• bocka ur enskilda rader du inte vill ta med,
• fälla ut "Vad prickas av?" per rad för att se verifikatet, datum och kontorader innan du bestämmer dig,
• och prickar sedan av bara de du valt.

Efteråt får du veta hur många som prickades av, och varje rad kan ångras enskilt under Bokförda. Skulle någon rad inte gå igenom (t.ex. för att en annan bekräftelse hann före) blir den kvar i listan så att du kan ta den för sig.

Varför får redan bokförda massbokas, men inte kvitton?

Det är en medveten asymmetri:

• Att pricka av en redan bokförd rad bokför ingenting — den binder bara ihop en bankrad med ett verifikat som redan är granskat. Där kan ett fel som mest bli en felaktig koppling, och den är helt ångerbar. Därför är massavprickning trygg.
• Att bokföra ett kvitto skapar däremot ett nytt verifikat med konton och moms. Den konteringen förtjänar en blick per styck, så underlag bokförs ett i taget (se Hur vet ÖppenBok vad som hör ihop?).

Kort sagt: vi massbehandlar det som inte ändrar bokföringen, och tar det som gör det ett beslut i taget.

Hur ångrar jag en kvittering?

Under fliken Bokförda har varje kvitterad rad knappen "Ångra kvittering". Ett klick släpper tillbaka bankraden till "Att hantera" med sin ursprungliga bedömning intakt. Eftersom kvitteringen aldrig skapade något verifikat finns det ingen bokföring att makulera — det är därför ångra är ett enda klick, utan motbokning.