Alla guider

Hur vet ÖppenBok vilken faktura en inbetalning hör ihop med?

Under Bank & Skattekonto föreslår ÖppenBok hur varje inbetalning hör ihop med en kundfaktura, en leverantörsbetalning eller en redan bokförd post — du bekräftar med ett klick, inget bokförs automatiskt. Säker träff, delbetalning, öresavrundning (≤99 öre mot 3740 utan att momsen ändras) och 'redan bokförd' (kvittering, ångerbar) hanteras var för sig. Bekräftade rader hamnar under Bokförda.

Granskad av ÖppenBokUppdaterad

Kort svar

När en betalning dyker upp i ditt bankflöde letar ÖppenBok efter vad den hör ihop med — i första hand via OCR-numret eller betalreferensen. Hittas en tydlig träff visas den under Att matcha högst upp i Bank & Skattekonto. Du bekräftar alltid själv — inget bokförs automatiskt, och allt du bekräftar går att följa upp under fliken Bokförda.

Vad kan föreslås?

  • Säker träff — inbetalningen stämmer exakt med en obetald kundfaktura (rätt OCR och belopp). Ett klick bokför betalningen och markerar fakturan som betald.
  • Delbetalning — kunden angav rätt OCR men betalade en del av fakturan. Vi registrerar det inkomna beloppet och håller fakturan öppen med kvarvarande restsaldo.
  • Öresavrundning — kunden avrundade slutsumman: betalade upp till 99 öre för LITE, eller avrundade en öresfaktura UPPÅT till hel krona (högst 50 öre för mycket). Fakturan regleras helt och öresdifferensen bokförs mot konto 3740 (Öres- och kronutjämning) i samma verifikat. Momsen ändras inte — enligt Skatteverkets vägledning påverkar öresavrundning inte beskattningsunderlaget, och en momsjustering får ändå bara göras via kreditnota. Gäller både faktura- och kontantmetoden.
  • Faktura + avgift/ränta — du har skickat en påminnelse med påminnelseavgift eller dröjsmålsränta, och kunden betalar hela summan. Fakturan regleras och avgiften/räntan bokförs samtidigt (momsfritt, på egna konton) — allt i samma verifikat.
  • Redan bokförd — bankhändelsen finns redan i din huvudbok (t.ex. ett manuellt verifikat, eller ett felslag plus en rättelse som tillsammans motsvarar bankraden). Då kvitteras raden mot de befintliga verifikaten utan att något nytt bokförs. För att undvika förväxling med återkommande belopp (t.ex. samma månadsavgift olika månader) föreslås bara verifikat som ligger nära bankhändelsens datum.
  • Leverantörsbetalning — en utgående betalning som hör ihop med en betalfil du skapat bokförs mot rätt leverantörsfaktura (kräver leverantörsmodulen).
  • Flera möjliga träffar — är träffen inte entydig (t.ex. två fakturor på samma belopp) väljer vi aldrig åt dig. Raden visar "N möjliga träffar" och länkar till matchningsverktyget där du granskar och bekräftar själv.

Vad du kan göra

  • Bekräfta en föreslagen match med ett klick — då bokförs den.
  • Ångra en kvittering ("Redan bokförd") med ett klick under fliken Bokförda; raden läggs tillbaka i kön. Det är säkert eftersom kvitteringen inte skapade något verifikat.
  • Granska tveksamma kandidater via "Flera möjliga träffar" innan du bekräftar.
  • Bokföra manuellt i stället, om inget förslag passar — raden prickas ändå av.

Vad händer aldrig automatiskt?

Ingenting bokförs utan din bekräftelse. Dessutom föreslås vissa fall aldrig alls, för att skydda momsen och reskontran:

  • Överbetalningar utanför avrundningsfönstret (ojämna belopp eller mer än 50 öre över) — hanteras via fakturans sida (registrera betalningen där och sköt återbetalningen i det flödet), så att momsen alltid blir rätt.
  • Betalväxel-utbetalningar (Stripe, Klarna, Swish Handel) — dessa är klumpsummor som täcker många ordrar på en gång och kan inte regleras mot en enskild faktura.

Var hamnar det jag bekräftat?

Under fliken Bokförda i Bank & Skattekonto samlas allt som är hanterat: direktbokade rader, kvitteringar samt kund- och leverantörsbetalningar. En bekräftad kundinbetalning visas som "Kundbetalning (bokförd på fakturan)" och bokförs som ett betalningsverifikat kopplat till fakturan (debet bank, kredit kundfordringar) — inte som ett fristående bankverifikat. Raden markeras som hanterad så att samma pengar aldrig kan bokföras två gånger.