Bokföra en leverantörsfaktura utan den fullständiga leverantörsreskontran

Du kan registrera och bokföra en leverantörsfaktura i ÖppenBok även om ditt företag inte har leverantörsdelen (leverantörsregistret och betalfilerna). Det betyder inte att du måste välja kontantmetoden — kravet att bokföra en leverantörsskuld när fakturan kommer in hör till fakturametoden, inte till någon modul. Kontot 2440 Leverantörsskulder finns i din kontoplan.

Så registrerar du fakturan

1. Gå till Bokföring → Leverantörsskulder och välj Ny leverantörsfaktura. Du når samma formulär via Skapa ny → Leverantörsfaktura. Har företaget leverantörsdelen heter listan Leverantörsfakturor och ligger under Leverantörer.
2. Välj leverantör. Har du inga leverantörer än väljer du Ny leverantörspost och sedan Skapa leverantörspost. Det skapar bara leverantören — någon faktura är inte registrerad än.
3. Fyll i fakturans uppgifter, minst en rad med belopp och en bokföringskategori.
4. Välj Spara och bokför om fakturan ska bokföras nu. Välj Spara som mottagen om du vill bokföra den senare — en mottagen faktura är sparad men inte bokförd.

Du kan också bokföra fakturan som ett vanligt verifikat under Bokföring → Verifikationer. Konteringen är densamma som nedan. Det passar till exempel när du betalar direkt eller kör kontantmetoden.

Kör du fakturametoden?

Då bokför du i två steg.

1. När fakturan kommer in (bokför skulden — datum = fakturadatum):

2. När du betalar (reglera skulden — datum = betaldag):

Så länge fakturan är obetald ligger beloppet kvar som en skuld på 2440 — det är precis vad fakturametoden kräver enligt BFL 5:2 (fordringar och skulder ska bokföras så snart det kan ske sedan fakturan utfärdats eller mottagits).

Kör du kontantmetoden?

Då gör du ingenting när fakturan kommer in — du bokför först när du betalar, och tar då kostnaden och momsen direkt mot företagskontot:

Eventuella obetalda leverantörsfakturor vid räkenskapsårets slut bokar du upp som skuld i bokslutet (samma verifikat som steg 1 ovan, per bokslutsdagen).

Betalas fakturan direkt?

Om du betalar samma dag som du bokför spelar metoden ingen roll i praktiken — det räcker med ett verifikat (kostnad + 2641 mot 1930). Det är det vanliga fallet för t.ex. bankavgifter och mjukvaruprenumerationer.

Vad ingår inte?

Utan leverantörsdelen har du inget separat leverantörsregister och inga betalfiler. Betalningen matchas inte heller automatiskt mot fakturan — den bokför du som under När du betalar ovan. Registreringen och bokföringen av själva fakturan fungerar ändå som beskrivet här.