Alla guider

Hur fungerar fakturapåminnelser — och vad får jag ta betalt för?

Så fungerar betalningspåminnelser: ÖppenBok markerar förfallna fakturor automatiskt varje natt och föreslår påminnelser — men inget skickas till kunden utan att du bekräftar. Är din bankbild gammal eller saknas varnar vi att någon faktura redan kan vara betald utan att synas här — men blockerar inte; hämta ett färskt kontoutdrag för en säkrare bild. Som tillval kan påminnelsen även föreslå påminnelseavgift (60 kr, kräver intygat avtalsstöd) och dröjsmålsränta (referensräntan + 8 procentenheter, försiktigt räknad) — beloppen bokförs först när kunden faktiskt betalar dem. Mot företagskunder ersätter förseningsersättningen 450 kr i praktiken avgifterna.

Granskad av ÖppenBokUppdaterad

Kort svar

Varje natt markerar ÖppenBok fakturor som passerat sitt förfallodatum som Förfallen och meddelar dig — men ingen påminnelse skickas till kunden utan att du bekräftar. Du väljer själv: påminn en faktura i taget (gärna med ett personligt meddelande) eller alla förfallna på en gång. Som tillval kan påminnelsen också föreslå påminnelseavgift och dröjsmålsränta — avstängt tills du aktiverar det, och alltid inom lagens ramar.

Vad händer automatiskt — och vad händer aldrig?

Automatiskt (ingen kundkontakt, ingen bokföring):

  • Varje natt får fakturor som passerat förfallodatumet status Förfallen. Betalda, delkrediterade till noll och kreditnotor rörs aldrig.
  • Du får en notis: "X fakturor har förfallit — vill du skicka påminnelse?"

Aldrig utan din bekräftelse:

  • Inga påminnelser mejlas till kunden. Du klickar — per faktura eller "Påminn alla".
  • Kunder utan e-postkanal (leveranssätt "Ingen") hoppas alltid över.
  • Ingen avgift eller ränta läggs på utan att du sett beloppen och bockat i dem — och tillvalet är avstängt tills du själv aktiverat det i inställningarna.

När du skickar en påminnelse:

  • Kunden får ett vänligt formulerat mejl med fakturan bifogad som PDF — per faktura kan du lägga till ett personligt meddelande.
  • Fakturan får status Påmind och utskicket loggas i leveranshistoriken, så du alltid ser när och till vem påminnelsen gick.
  • Betalar kunden (helt eller delvis) uppdateras statusen direkt — en betald faktura påminns aldrig.

Varför skickades ingen påminnelse? Bankbilden och färskheten

En påminnelse bygger på slutsatsen "den här fakturan är obetald" — och den slutsatsen är bara ärlig om din bankbild är färsk. ÖppenBok föreslår alltid först (suggest-first): inget når kunden utan att du bekräftar, så du har alltid sista ordet.

  • Är din bankbild gammal (STALE) eller saknas helt (NONE) varnar vi — "några kan redan vara betalda utan att synas här" — men vi blockerar inte påminnelsen. Du avgör. Vill du ha en säkrare bild, hämta ett färskt kontoutdrag (se Bokföra från kontoutdrag) så uppdateras betald-statusen innan du påminner.
  • Påminnelse på en betald faktura? En faktura som redan är betald påminns aldrig. Men har betalningen ännu inte lästs in i banken kan fakturan se obetald ut — läs in ett färskt kontoutdrag, så faller den bort ur påminnelselistan av sig själv.
  • De automatiska nudge:arna håller sig ärliga mot färskheten. Notiserna om förfallna fakturor och väntande underlag påstår aldrig "obetald" med visshet på gammal bankdata — saknas färsk täckning säger de det rakt ut i stället för att gissa. Ingen frånvaro-slutsats ("ingen betalning") görs som om den vore säker på inaktuell data.

Kort sagt: t.o.m.-datumet på din senaste bankläsning avgör hur säkert "obetald" är. Är det gammalt, läs in ett nytt kontoutdrag — då blir både påminnelserna och nudge:arna lika säkra som datan bakom dem.

Vad får jag ta betalt för? (svenska reglerna i korthet)

  • Påminnelseavgift — 60 kr, men BARA om ni avtalat det i förväg. Avgiften kräver att villkoret fanns med "senast i samband med skuldens uppkomst" — alltså i offerten, avtalet, era allmänna villkor eller stadgarna. Text enbart på fakturan räcker inte, och i efterhand går det inte att laga. Utan föravtal är avgiften inte tillåten. Högst en påminnelseavgift per fordran, oavsett hur många påminnelser du skickar.
  • Dröjsmålsränta — referensräntan + 8 procentenheter (för närvarande 10,00 %). Mot företag löper räntan från förfallodagen. Mot konsument gäller striktare regler: tidigast 30 dagar efter krav, och bara om räntskyldigheten framgått. Räntan beräknas på det förfallna fakturabeloppet — aldrig på avgifter.
  • Inkassokrav — 180 kr, kräver inget föravtal, och du måste faktiskt inte skicka en påminnelse först (även om det oftast är klokt mot en kund du vill behålla).
  • Företagskunder: förseningsersättning 450 kr — en särskild ersättning som bara gäller mot näringsidkare och offentliga gäldenärer, aldrig konsumenter. Viktigt: den staplas inte med avgifterna ovan — har du rätt till 450 kr räknas påminnelse- (60) och inkassoavgift (180) av mot den, och 60+180 = 240 < 450, så i praktiken är 450 kr taket i ett normalt företagsärende.

Tumregel: mot konsument max 60 (om avtalat) + 180 + ränta; mot företag i praktiken 450 + ränta.

Tillvalet: avgift och ränta på påminnelsen

Under Inställningar → Fakturering & påminnelser kan du slå på att påminnelser föreslår påminnelseavgift (60 kr) och dröjsmålsränta. Så fungerar det — och så skyddar systemet dig:

  • Avgiften kräver att du intygar avtalsstöd. Villkoret måste ha funnits i ert avtal, era allmänna villkor eller era stadgar redan när affären gjordes — text enbart på fakturan räcker inte enligt lagen. Därför är fältet låst tills du intygat var villkoret finns (intygandet loggas). Högst en avgift per faktura, alltid exakt 60 kr — aldrig mer.
  • Räntan räknas försiktigt. Räntelagens nivå (referensräntan + 8 procentenheter), dag för dag på det obetalda fakturabeloppet — aldrig på avgifter. Är förfallodagen inte avtalad med kunden räknar systemet först från dag 31 efter fakturadatumet. Systemet räknar aldrig mer ränta än lagen ger.
  • Du ser beloppen före varje utskick. Påminnelsen visar avgift, ränta och ny totalsumma — du bockar i vad som ska med. "Påminn alla"-knappen skickar alltid utan avgifter (vill du ta ut avgift gör du det per faktura).
  • Mot företagskunder finns i stället förseningsersättningen 450 kr — den ersätter påminnelseavgiften (de staplas aldrig) och föreslås aldrig mot privatpersoner eller föreningsmedlemmar.
  • Bokföringen sköter sig när betalningen kommer. Avgiften och räntan är momsfria och bokförs först när kunden faktiskt betalar dem — betalar kunden bara fakturabeloppet försvinner de utan spår i resultatet. Du skattar aldrig för en avgift kunden inte betalat. När inbetalningen dyker upp i Bank & Skattekonto känner matchningen igen "faktura + avgift/ränta" och bokför allt rätt med ett klick.

Tips för mikroföretag och föreningar

De flesta sena betalningar beror på glömska, inte ovilja. En vänlig påminnelse utan avgift löser de allra flesta fallen — särskilt mot medlemmar och återkommande kunder. Spara de skarpa verktygen (ränta, inkasso) till fordringar där relationen redan är förbrukad.