Makulera ett verifikat: varför det gamla står kvar

Kort svar

När du makulerar ett bokfört verifikat raderas ingenting. Det felaktiga verifikatet blir kvar och märks som makulerat, och ÖppenBok bokför ett nytt verifikat — ett rättelseverifikat — som innehåller exakt samma belopp fast åt andra hållet. Tillsammans blir de två noll.

Du får alltså två rader i verifikatlistan där du hade en. Det är rätt, och det är avsiktligt.

Varför det gamla inte raderas

Lagen kräver att en rättelse går att följa. Bokföringslagen 5 kap. 5 § anger att det ska framgå vad som rättats, när rättelsen skedde och vem som gjort den — och vad som gäller när en särskild rättelsepost används.

I ÖppenBok har vi tagit det ett steg längre: en bokförd post går aldrig att ändra eller ta bort, och varje rättelse blir ett nytt verifikat. Att det alltid är så här är alltså vårt val, inte något paragrafen ensam föreskriver.

Skälet är detsamma som lagens: bokföringen ska gå att följa bakåt. En granskare, en revisor eller du själv om tre år ska kunna se att något blev fel, när det rättades och vad som ändrades.

Ett system som bara lät felet försvinna skulle radera just den informationen. Då går det inte längre att skilja "det här bokfördes aldrig" från "det här bokfördes fel och rättades i mars".

Det är samma princip som gör att man drar ett streck över en felskriven rad i en papperskassabok i stället för att sudda.

De två raderna hör ihop

I verifikatlistan ser du något i den här stilen:

Båda raderna är överstrukna. Det är med flit: tillsammans är de noll, så ingen av dem påverkar längre resultatet. Vad som är original och vad som är rättelse ser du på märkningen till höger, inte på strecket.

Båda raderna säger vilken den andra är, och du kan klicka på hänvisningen för att hoppa dit. Numren kan ligga långt ifrån varandra i listan, eftersom verifikat numreras löpande i den ordning de bokförs — rättelsen får det nummer som stod på tur, inte ett nummer bredvid originalet.

Varför båda är överstrukna

Båda raderna är överstrukna. Strecket betyder att raden inte räknas med i resultat- och balansrapporterna — och det gäller båda två. Du ser dem bara för att du slagit på "Visa makulerade".

Vilken som är vilken ser du på märket bredvid: Makulerad på det felaktiga verifikatet, Rättelseverifikat på det som vänder det.

I rapporterna rör sig de två alltid tillsammans. Det är viktigt, för annars skulle bokföringen inte gå ihop:

• I resultat- och balansrapporter är båda borträknade. Netto blir samma sak som om verifikatet aldrig hade bokförts.
• I momsrapporten räknas båda med. Ligger de i samma period tar de ut varandra och blir noll där.

Hamnar de i olika perioder är det inte lika enkelt, och det är viktigt att inte läsa det som ett friskintyg: att bokföringen är rättad säger ingenting om vilken period beloppet hör till i deklarationen. Det avgörs av redovisningsmetoden och av skattereglerna, inte av vilket datum vändningen fick. En rättelse i bokföringen flyttar aldrig automatiskt ett belopp mellan deklarationsperioder.

Det finns alltså inget läge där bara den ena sidan räknas. Skulle det inträffa saknades ett belopp: originalet borta ur summan medan vändningen räknades, vilket hade gjort en makulering till −X i stället för 0. Det var en verklig bugg en gång och är sedan dess en granskad regel — makuleringsflaggan styr vad du ser, aldrig vad som summeras.

Varför båda försvinner ur listan ibland

Normalt visar verifikatlistan varken det makulerade verifikatet eller dess rättelse. Det är med flit — tillsammans är de noll, så listan visar det som faktiskt påverkar bokföringen.

Vill du se dem trycker du på Visa makulerade. Då dyker båda upp, och knappen byter till Dölj makulerade.

Om perioden redan är deklarerad

Ligger verifikatet i en momsperiod som redan är stängd eller inlämnad prövar ÖppenBok läget innan något bokförs, och utfallet är inte alltid att makuleringen går igenom:

Först en avgränsning: allt i det här avsnittet gäller verifikat som påverkar momsen. Gör de inte det — en ren omföring mellan två kostnadskonton till exempel — dateras rättelsen när den sker, och ingen momsperiod prövas alls. Ingen momsperiodsspärr prövas då; övriga kontroller gäller fortfarande.

För momspåverkande verifikat är det avgörande statusen på originalets momsperiod — inte om det råkar finnas någon annan öppen period längre fram.

• Originalets period är öppen. Momsperioden hindrar då inte makuleringen, men övriga kontroller måste också passera. Vändningen dateras till originalets datum, inom räkenskapsårets gränser.
• Originalets period är stängd men inte inlämnad. Makuleringen stoppas, även om en senare period är öppen. Beskedet är att du ska öppna perioden först, göra om makuleringen och stänga om — då hamnar rättelsen i rätt period. Görs den nu skulle den stängda perioden förbli fel.
• Originalets period är inlämnad. Då är en vändning i en senare period rätt väg, eftersom man inte får bakdatera in i en inlämnad period. Men finns ingen öppen period kvar i året stoppas makuleringen ändå, med beskedet att deklarationen behöver hanteras hos Skatteverket först.

Det finns alltså ingen garanterad framflytt. Skälet är att en tyst framflytt skulle ändra ett redan redovisat underlag utan att någon tagit ställning.

Men tre saker är värda att veta:

1. Den inlämnade perioden ändras inte av sig själv. Originalets belopp räknas kvar där. Det du redan deklarerat står fast tills du ändrar det hos Skatteverket.
2. Var rättelsen hamnar i BOKFÖRINGEN avgör inte vilken period den hör till i DEKLARATIONEN. Det är två skilda frågor. Att vändningen bokförs i en senare period betyder alltså inte att beloppet får redovisas där.
3. Att ändra en inlämnad deklaration är ett eget spår. Det görs hos Skatteverket för den period som blev fel, och ÖppenBok gör det inte åt dig. Se Så ändrar du en redan inlämnad momsdeklaration.

Är du osäker på vilken period beloppet hör till: stäm av med din redovisningskonsult eller Skatteverket. Vi kan svara på hur ÖppenBok bokför — periodtillhörigheten i deklarationen är en skattefråga vi inte avgör åt dig.

Vanliga frågor

Kan jag ändra ett bokfört verifikat i stället för att makulera det? Nej. En bokförd post ändras inte. Är beloppet, datumet eller kontot fel makulerar du och bokför på nytt.

Rättelseverifikatet fick ett annat datum än jag väntade mig — varför? Det beror på om verifikatet påverkar momsen.

• Påverkar det momsen dateras vändningen till originalets datum, så att den hör till samma period som det den vänder. Ligger originalet utanför det räkenskapsår du arbetar i används årets närmaste gräns i stället.
• Påverkar det inte momsen dateras rättelsen i dag — den är då en egen händelse utan periodkoppling att ta hänsyn till. Ligger dagens datum utanför räkenskapsåret används årets närmaste gräns.

Påverkar verifikatet momsen och originalets momsperiod är stängd eller inlämnad görs en särskild prövning före bokföring. Se avsnittet "Om perioden redan är deklarerad" ovan.

Vad är skillnaden mot en kreditfaktura? En kreditfaktura rättar något du skickat till en kund — den är ett affärsdokument. En makulering rättar din egen bokföring. Har du skickat en felaktig faktura behöver du oftast båda: en kreditfaktura till kunden, och bokföringen av den. Se kreditfaktura-bokforing.

Kan jag makulera ett rättelseverifikat? ÖppenBok erbjuder inte det: makuleringsvalet visas inte på en rättelserad. Skälet är att rättelsen redan är svaret på ett fel — att makulera den skulle betyda att felet gäller igen. Blev även rättelsen fel bokför du en ny post som rättar den, så hela kedjan syns.