Samma fil är inte samma köp

Kort svar

Du kan peka ut ett underlag du redan laddat upp och fråga om det hör till en bankrad. ÖppenBok prövar belopp, valuta och datum — och svarar alltid "kan höra ihop", aldrig "hör ihop". Beslutet är ditt.

Det vanliga fallet: kvittot fotades i förrgår och ligger i Underlag, bankraden dök upp i dag, och ingen automatisk koppling föreslogs. Utan en väg att peka på underlaget återstår två dåliga alternativ — ladda upp samma fil en gång till, vilket ger en dubblett i bokföringen, eller bokföra bankraden utan underlag, vilket bryter mot kravet på verifikation.

Vad prövas — och vad prövas inte?

Prövningen tittar på tre saker:

• Beloppet ska stämma på öret. Ingen tolerans: har du druckit kaffe för 42,50 kr och banken drog 42,00 kr är det inte samma sak, och vi låtsas inte att det är det. (Väljarens ordning — vilka underlag som ligger överst — får däremot avrunda till närmaste halvkrona. Det är en sortering, inte ett svar.)
• Riktningen ska vara utgående. Ett kvitto på ett köp hör inte till en inbetalning.
• Valutan ska vara SEK på båda sidor. Ett underlag i euro prövas inte mot ett kronkonto.
• Datumet ska ligga inom ett rimligt fönster från bankhändelsen.
• Underlagets typ spelar roll: en kreditnota hör till en återbetalning, inte till ett köp.
• Källan ska vara ett bankkonto. Skattekontots rader stäms av på ett eget sätt.

Och en sak prövas medvetet inte: filens innehåll. Vi jämför inte filer med varandra och letar inte efter att "samma kvitto redan använts". Skälet är att filidentitet är ett dåligt bevis åt båda hållen:

• Samma fil kan vara två olika köp. Två dragningar för samma prenumeration, två månader i rad, ser likadana ut på beloppet — och ett kvitto som skannats en gång kan mycket väl höra till den ena men inte den andra.
• Två olika filer kan vara samma köp. Ett kvitto från kassan, en orderbekräftelse via mejl och ett kontoutdrag från kortet kan alla dokumentera samma inköp. Att de är olika filer betyder ingenting.

Därför är prövningen ett förslag att titta på, aldrig ett svar. Det är du som ser vad som faktiskt hände.

Varför säger ÖppenBok "kan höra till" och inte "hör till"?

Ett belopp och ett datum som stämmer är en indikation, inte ett bevis. Bokföringslagen kräver att verifikationen visar den affärshändelse som faktiskt inträffat — och den bedömningen kan bara du göra. Om ÖppenBok skrev "hör till" skulle systemet påstå något det inte vet, och du skulle bekräfta ett påstående i stället för att fatta ett beslut.

Samma princip gäller när vi inte vet något. Hittar vi ingen bokning som ser ut att gälla bankraden säger vi "vi känner inte till någon" — inte "raden är obokförd". Frånvaron av en träff är inte ett bevis på frånvaro.

Vad händer sedan? Det beror på din metod

Här skiljer sig vägarna åt, och skillnaden är inte kosmetisk.

Kontantmetoden — bokför ihop på betaldagen

Med kontantmetoden bokförs affärshändelsen när pengarna rör sig. Bankraden och underlaget hör alltså till samma verifikat, daterat den dag pengarna lämnade kontot. Du får en förifylld verifikatform där kontering och moms hämtats ur underlaget, granskar den och bokför.

Faktureringsmetoden — betalningen prickas av, den bokförs inte om

Med faktureringsmetoden är inköpet redan bokfört på fakturadagen, mot en leverantörsskuld. När pengarna sedan lämnar kontot är det ingen ny kostnad — det är skulden som regleras. Att bokföra bankraden och fakturan som ett nytt inköp skulle bokföra samma kostnad två gånger, och momsen med den.

Därför erbjuds inte "bokför ihop" här. I stället fästs underlaget på det verifikat betalningen ska prickas av mot, så att verifikatet får sitt underlag. Bankraden ligger kvar i kön tills du bekräftar avprickningen — att koppla underlaget är inte att bocka av raden.

Och känner ÖppenBok inte till något verifikat för bankhändelsen finns ingen väg vidare härifrån. Då är ordningen den omvända: bokför fakturan först, så blir betalningen något att pricka av mot.

Vad gör jag om underlaget inte går att koppla?

Prövningen kan säga nej, och skälen betyder olika saker:

• Underlaget är inte längre ledigt — det kan redan vara bokfört, kopplat till ett annat verifikat eller borttaget. Leta upp verifikatet det sitter på i stället.
• Bankhändelsen är inte längre ledig i det räkenskapsår du tittar på.
• Beloppet, valutan eller datumet stämmer inte. Vanligaste orsaken är att tolkningen läst fel summa på kvittot, eller att kortköpet drogs i en annan valuta än underlaget är utställt i.

I samtliga fall går det fortfarande att bokföra bankraden manuellt och bifoga underlaget i verifikatformuläret — prövningen är en genväg, inte den enda vägen.

Kort sammanfattning

• ÖppenBok jämför belopp på öret, riktning, valuta, datum, underlagets typ och källa — aldrig filens innehåll.
• Svaret är alltid "kan höra ihop". Du avgör.
• Kontantmetoden: bankrad + underlag i ett verifikat på betaldagen.
• Faktureringsmetoden: underlaget fästs på fakturans verifikat; betalningen prickas av, den bokförs inte om.
• Underlaget arkiveras i 7 år när det väl sitter på ett verifikat, och kan inte bytas ut i efterhand.